di Antonio Martone
Tutti disponiamo delle stesse 24h giornaliere e questo fa del tempo l’unica vera risorsa democratica a nostra disposizione.
Eppure non tutti riescono a gestire il tempo in maniera produttiva, ritrovandosi sempre indaffarati e sulla punta della lingua la solita frase: “Non ho tempo!”.
Imparare a gestire il proprio tempo è una di quelle abilità che andrebbero insegnate a scuola. Sì, perché la gestione delle proprie giornate è importante per tutti, non solo per i super manager.
In questo articolo vedremo 5 suggerimenti per gestire il tempo ed essere più produttivi.
Come passi il tuo tempo?
Come spesso scrivo nei miei articoli, il punto di partenza è sempre una questione di consapevolezza.
Se non sei consapevole di come passi il tuo tempo, non puoi apportare nessun miglioramento.
Il consiglio quindi, prima di mettere in pratica tutto ciò che ti suggerirò, è monitorarti per almeno una settimana.
Come spendi il tuo tempo?
Innanzitutto devi individuare quali sono le attività che ti fanno “perdere” più tempo e quali sono quelle che ti fanno “sprecare” più tempo.
C’è una bella differenza.
Le attività che ti fanno perdere tempo sono quelle che, vuoi o non vuoi, devi fare, ma che, se non ben gestite, ti porteranno via più tempo del dovuto.
Le attività che ti fanno sprecare tempo sono quelle che, è inutile dirtelo, non hai bisogno di fare e che dovresti ridurre al minimo per dedicarti a cose molto più importanti.
Se riesci a portare a termine questo semplice compito sei già a metà dell’opera!
Ora passiamo alla gestione.
Al bando le To-Do list e il Multitasking
Abbiamo preso in prestito dall’informatica la parola multitasking per indicare la capacità di compiere più azioni in contemporanea.
Come ti ho spiegato nel precedente articolo, ci illudiamo di avere questa capacità e finiamo per perdere tempo a rifare le nostre attività e/o per correggere gli errori commessi.
Se vuoi imparare a gestire il tempo, devi evitare assolutamente di fare più cose parallelamente.
Lo so che pensi di recuperare il tempo perso, ma numerosi studi hanno affermato, con assoluta certezza, che il multitasking non solo ti farà perdere tempo, ma abbasserà drasticamente la possibilità di focalizzare la tua attenzione selettiva.
Risultato?
Il neuroscienziato Daniel Levitin sostiene che il multitasking comporta un più rapido esaurimento di glucosio ossigenato, la sostanza che ci consente di rimanere concentrati.
Lavorare in questa modalità causa spossatezza e stanchezza, altro che riduzione dei tempi.
La seconda mossa è eliminare le famosissime to-do list: liste infinite di cose da fare e che, con molta probabilità, non farai mai.
Stilare una lista di attività da compiere è sempre stato il consiglio numero 1 per migliorare la produttività e gestire il tempo, ma ahimè si finisce solo per perderlo.
Il rovescio della medaglia di queste liste chilometriche è lo stress generato dall’ansia di non aver terminato le cose sa fare.
Piuttosto impara ad usare un semplice calendario. Ma questo lo vediamo nel prossimo punto.
Partire dal tempo e non dalle attività
Ci sono giornate più impegnative di altre, dove svariate attività di varia natura si fondono facendoci agognare giornate da 48h.
In giornate come queste gestire il tempo è una priorità.
Per questo motivo, invece di stilare la lista con le cose da fare, prova a capire quanto tempo hai per smaltire le varie attività.
In questo modo avrai una chiara visione del numero di attività che potrai fare quella giornata, basate sul tempo che hai a disposizione.
Facciamo un esempio.
Poniamo che hai tre ore di tempo dal momento in cui esci da lavoro, al momento in cui ti siedi a tavola a cenare con la tua famiglia.
Ora, calendario alla mano, quante attività puoi fare in tre ore?
– 1: da tre ore;
– 2: una da un’ora e una da due ore;
– 3: ognuna da un’ora;
– 4: due da un’ora e due da mezz’ora;
– e così via…
Questo sistema a “slot” ti impone di scegliere con cura le attività più importanti da eseguire nel lasso di tempo che hai a disposizione.
In questo modo non solo sarai più produttivo, ma ti dedicherai a quella tale attività senza troppe distrazioni, perché hai deciso a priori quanto tempo gli vuoi dedicare.
Anche se decidi di guardare una serie televisiva, finito il tempo a disposizione sarai pronto per passare alla prossima attività, senza cadere nella tentazione di iniziare il prossimo episodio.
Ci sono tantissime applicazioni che ti permettono di scegliere e di monitorare lo slot di tempo.
Io ad esempio uso focus to-do, un’applicazione che si ispira alla più famosa tecnica del pomodoro.
In definitiva scegli quanti “pomodori” (slot da 25 minuti + 5 di pausa) vuoi dedicare alla tua attività.
Gestire il tempo in questo modo ti farà svolgere un’attività nel tempo giusto e prestabilito, così che tu possa passare alla prossima attività senza dover più volte interromperti e riprendere.
Definire le priorità
Tra le innumerevoli attività che tutti abbiamo da svolgere lungo l’arco della giornata, ci sono quelle che hanno una priorità rispetto alle altre.
Imparare a gestire il tempo significa imparare a definire le priorità.
Ci sono attività che devi finire entro oggi, altre che devi iniziare oggi e altre che puoi rimandare a domani.
Con questo semplice esercizio di “sfoltitura” hai stabilito le azioni che devi intraprendere oggi e stai già definendo cosa devi fare domani.
Quindi inizierai (scegliendo lo slot di tempo necessario) con quella attività che tassativamente devi finire entro oggi, poi proseguirai con quella che devi iniziare entro oggi, e così via.
Una volta individuate le attività da svolgere, fai partire lo slot di tempo e lavora esclusivamente su quello senza procrastinare.
Silenzia il cellulare, non scaricare le mail (a meno che non siano necessari per l’attività stessa); evita insomma ogni distrazione e porta a termine il tuo compito entro il tempo stabilito.
Finire in tempo un’attività prioritaria ti donerà quel senso di soddisfazione che ti darà modo di proseguire con il compito successivo senza troppa fatica.
Provare per credere.
Curare l'ambiente
Dalla piccola scrivania in un ufficio angusto alla sala conferenze al 43° piano di un grattacielo, la cura del proprio ambiente lavorativo è fondamentale al pari degli altri suggerimenti.
Lavorare o sbrigare le proprie faccende in un ambiente pulito, organizzato e, soprattutto, privo di inutili distrazioni, aumenterà la tua produttività e ti farà risparmiare tempo.
Innanzitutto il tuo luogo di lavoro è, appunto, il tuo luogo di lavoro.
Questo significa che quando sei in quel posto, dovresti solo pensare a lavorare con la massima efficienza, magari mettendo in pratica i suggerimenti che ti ho dato.
Rimanda le telefonate di piacere e le risposte a tutti i messaggini che ti arrivano: sono solo un’inutile perdita di tempo.
Organizzare l’aperitivo con i tuoi amici non è un’emergenza!
Se lavori da remoto, organizza una stanza o un angolo dedicato alle tue attività lavorative. Non vale portarsi il pc sul divano o, peggio ancora, a letto.
Il divano e il letto sono luoghi della tua casa dove, di solito, fai altro. In questo modo ti sarà più semplice distrarti perché la tua mente associa il divano alla TV e il letto ad una bella dormita.
Non confondere la tua mente facendo altre attività rispetto alla routine.
Devi associare, nella tua mente, quel luogo al lavoro, allo studio o a qualsiasi altra cosa necessiti la tua attenzione per le tue attività.
Quando sei nel tuo “posto” ti assicuro che non avrai altre distrazioni, ma nemmeno le cercherai, perché nel tuo inconscio hai associato quel luogo alla produttività.
Lo stesso può valere in ufficio, in fabbrica, in laboratorio; insomma ovunque avrai bisogno di essere produttivo/a.
Ricorda: la pulizia, l’ordine, l’eliminazione di ogni cosa non utile alle tue attività, renderà il tuo ambiente più produttivo e non farai fatica a gestire il tempo.
Conclusioni
Mi auguro che questi pochi e semplici suggerimenti ti siano d’aiuto per organizzare meglio il tuo tempo ed essere più produttivo/a.
Ovviamente i miei sono solo suggerimenti che io stesso ho messo in pratica e mi hanno aiutato non poco a gestire il tempo e le mie attività.
Se utilizzi altri strumenti o hai altri suggerimenti da condividere, non esitare a scriverli nei commenti.
Un saluto, al prossimo post.
Antonio M.
